New Flyer公司把開支管(guan)理看作一件重要的(de)變革工(gong)具，將原有的(de)采購(gou)部門轉型(xing)為一個獨(du)立的(de)戰略性職能(neng)部門，由(you)首席財務官來領導。杰爾系統(tong)公司則制定(ding)了(le)商品成(cheng)本系數(shu)（CCI），用以評估定(ding)價，并深入分析哪(na)些潛在因素(su)會影響公司所需的(de)原材料和(he)(he)商品價格。 任何(he)企業都(dou)可以學習New Flyer和(he)(he)杰爾系統(tong)公司的(de)理念，借鑒(jian)他(ta)們成(cheng)功管(guan)理開支的(de)方法和(he)(he)思路。

　　New Flyer公(gong)司：成立戰(zhan)略性的采購部(bu)門

　　不久(jiu)前，加(jia)拿大巴(ba)士制造商New Flyer工業公司的(de)(de)(de)(de)發展差(cha)點(dian)走進(jin)(jin)了(le)一條無路可逃的(de)(de)(de)(de)死(si)胡(hu)同。幾年前，這(zhe)個北美(mei)最(zui)大的(de)(de)(de)(de)客運巴(ba)士制造商面臨嚴(yan)峻的(de)(de)(de)(de)財(cai)務困境，新(xin)東家(jia)接手(shou)之后，努(nu)力扭轉局(ju)面并使公司扭虧為盈(ying)。作(zuo)為其中的(de)(de)(de)(de)一項改革舉措，管(guan)理(li)層引進(jin)(jin)了(le)新(xin)的(de)(de)(de)(de)供應(ying)鏈管(guan)理(li)人才，其目的(de)(de)(de)(de)在于加(jia)強控制公司高達4億美(mei)元的(de)(de)(de)(de)原材料開支(zhi)，并增加(jia)開支(zhi)的(de)(de)(de)(de)透明度。

　　公司(si)首先(xian)讓前財務(wu)總監懷特(te)（David White）改任負責供(gong)應(ying)管理(li)的(de)副(fu)總裁(cai)。懷特(te)在公司(si)擔任財務(wu)總監多年，深知控制(zhi)開支(zhi)對于公司(si)盈利水平的(de)重(zhong)要性。不久(jiu)后，New Flyer又(you)引進了法魯(lu)吉亞(ya)（Michael Farrugia）任供(gong)應(ying)管理(li)的(de)執行副(fu)總裁(cai)。法魯(lu)吉亞(ya)有多年在航空企業管理(li)采購(gou)及(ji)存貨的(de)經驗，因此公司(si)寄(ji)予厚望(wang)，希望(wang)他能(neng)夠改變過去的(de)采購(gou)方(fang)法。此后兩人(ren)開始密(mi)切配(pei)合(he)，創立具備新使命的(de)采購(gou)部門。

　　采購部(bu)門(men)獨立(li)運作 上任伊(yi)始，懷(huai)特提出，新的(de)(de)(de)采購部(bu)門(men)必須作為一(yi)個獨立(li)的(de)(de)(de)部(bu)門(men)，自負盈虧(kui)。“我(wo)(wo)們(men)當作是在獨立(li)經(jing)營一(yi)個4億美元的(de)(de)(de)企(qi)業。”懷(huai)特說。“我(wo)(wo)們(men)必須把這個部(bu)門(men)當作公司里的(de)(de)(de)一(yi)個公司，嚴格(ge)執(zhi)行預(yu)算，控制成(cheng)本。我(wo)(wo)們(men)向股(gu)東匯報如何管(guan)理(li)預(yu)算。我(wo)(wo)們(men)是一(yi)家企(qi)業，有著自己(ji)的(de)(de)(de)客戶。”

　　既然(ran)如此，這(zhe)個新“企業”就需要(yao)一(yi)個首席(xi)財(cai)務(wu)(wu)官(guan)，這(zhe)個職責由懷特來(lai)擔任(ren)，他將財(cai)務(wu)(wu)管(guan)理(li)和控制(zhi)方(fang)面(mian)(mian)的經驗實施到采(cai)購(gou)(gou)管(guan)理(li)中。之前，New Flyer的三十個采(cai)購(gou)(gou)專員(yuan)遍(bian)布北美(mei)各(ge)地，受到的監控力度各(ge)不相同。通過設(she)立一(yi)個全面(mian)(mian)擔當(dang)采(cai)購(gou)(gou)財(cai)務(wu)(wu)責任(ren)的首席(xi)財(cai)務(wu)(wu)官(guan)，采(cai)購(gou)(gou)員(yuan)就知道了最終的責任(ren)由誰(shui)來(lai)承擔。而(er)以(yi)前每個采(cai)購(gou)(gou)人(ren)員(yuan)各(ge)自為政，單獨與供(gong)應商進行價格談判，使采(cai)購(gou)(gou)部門無法充(chong)分地控制(zhi)并降低采(cai)購(gou)(gou)成本，很難使公(gong)司扭虧(kui)為盈。

　　懷(huai)特(te)和(he)法(fa)魯吉亞合作之初有(you)一個(ge)有(you)利(li)條件，即所有(you)的采購單據(ju)(ju)都(dou)已經(jing)存在(zai)于企(qi)業的ERP系統中。不過(guo)當時公司只是保存著這些數據(ju)(ju)，并沒有(you)經(jing)常對其進行分析(xi)和(he)評(ping)估。懷(huai)特(te)認為，開支管理分析(xi)可以從研究(jiu)這些數據(ju)(ju)入手(shou)。

　　“我們(men)(men)當(dang)時需(xu)要建(jian)立一(yi)個(ge)與企業的戰略計(ji)劃相(xiang)適應的資(zi)源計(ji)劃，這(zhe)樣我們(men)(men)才能達到目標。”懷(huai)特說(shuo)，“我們(men)(men)需(xu)要有一(yi)個(ge)現成的數據庫——幸運(yun)的是，這(zhe)個(ge)數據庫我們(men)(men)有了。所有的開支數據都(dou)在(zai)這(zhe)個(ge)ERP系統(tong)里，但沒有人去利用。”

　　靈(ling)活管理和應(ying)(ying)用(yong)數(shu)(shu)(shu)(shu)(shu)據(ju) 懷(huai)特(te)的(de)(de)目的(de)(de)就是要重新分析這些(xie)開(kai)支數(shu)(shu)(shu)(shu)(shu)據(ju)，然(ran)后對(dui)同一(yi)(yi)商(shang)(shang)品(pin)支付不同價(jia)(jia)格(ge)(ge)的(de)(de)情(qing)況進(jin)行調整，統(tong)一(yi)(yi)價(jia)(jia)格(ge)(ge)，每一(yi)(yi)個(ge)(ge)(ge)部件只能有(you)一(yi)(yi)個(ge)(ge)(ge)固定價(jia)(jia)格(ge)(ge)。懷(huai)特(te)將ERP系(xi)(xi)統(tong)過去兩(liang)年的(de)(de)數(shu)(shu)(shu)(shu)(shu)據(ju)都(dou)輸(shu)出到一(yi)(yi)張大表格(ge)(ge)里，在(zai)信息(xi)系(xi)(xi)統(tong)工作人員的(de)(de)幫助下(xia)形(xing)成(cheng)交易報告，以便更(geng)深入地分析。這些(xie)數(shu)(shu)(shu)(shu)(shu)據(ju)包括(kuo)供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)情(qing)況、零(ling)件價(jia)(jia)格(ge)(ge)、數(shu)(shu)(shu)(shu)(shu)量以及每個(ge)(ge)(ge)供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)提供(gong)(gong)零(ling)件的(de)(de)數(shu)(shu)(shu)(shu)(shu)量。數(shu)(shu)(shu)(shu)(shu)據(ju)還進(jin)一(yi)(yi)步與(yu)財務系(xi)(xi)統(tong)中(zhong)的(de)(de)開(kai)支數(shu)(shu)(shu)(shu)(shu)據(ju)一(yi)(yi)一(yi)(yi)核對(dui)，確保所有(you)的(de)(de)數(shu)(shu)(shu)(shu)(shu)據(ju)都(dou)得(de)到分析。懷(huai)特(te)親自花了兩(liang)周的(de)(de)時間檢查兩(liang)個(ge)(ge)(ge)系(xi)(xi)統(tong)中(zhong)的(de)(de)原始數(shu)(shu)(shu)(shu)(shu)據(ju)，發現公司近20%的(de)(de)貨物有(you)幾個(ge)(ge)(ge)各不相同的(de)(de)購買價(jia)(jia)格(ge)(ge)。

　　“簡單地(di)將(jiang)ERP系統的(de)(de)數(shu)據(ju)輸(shu)入到表格(ge)上并不難，”懷特(te)說，“真正耗費時間的(de)(de)是了(le)解和(he)使用(yong)這些數(shu)據(ju)。”New Flyer內(nei)部的(de)(de)管理信息系統（MIS）團隊根據(ju)懷特(te)設(she)定(ding)的(de)(de)條件(jian)做出了(le)一份開(kai)支報告，供(gong)應商(shang)可以(yi)根據(ju)報告提供(gong)必要的(de)(de)數(shu)據(ju)，匯報過去的(de)(de)銷售(shou)量和(he)計劃銷售(shou)量。

　　為(wei)了(le)更(geng)好地管(guan)理龐大的(de)(de)(de)(de)數據庫，New Flyer將企業購(gou)買的(de)(de)(de)(de)主(zhu)要(yao)商品(pin)(pin)分(fen)為(wei)以下(xia)(xia)四類(lei)：金(jin)屬、橡膠及合(he)|成(cheng)物、電(dian)力(li)系統、動(dong)力(li)傳(chuan)動(dong)系統，這些商品(pin)(pin)的(de)(de)(de)(de)開支(zhi)構成(cheng)企業開支(zhi)的(de)(de)(de)(de)絕(jue)大部分(fen)。每(mei)一(yi)(yi)(yi)種(zhong)類(lei)貨(huo)物的(de)(de)(de)(de)采(cai)購(gou)由一(yi)(yi)(yi)位(wei)采(cai)購(gou)專員(yuan)(yuan)負(fu)責，其目(mu)的(de)(de)(de)(de)用懷特(te)的(de)(de)(de)(de)話(hua)說，是(shi)(shi)“將訂貨(huo)的(de)(de)(de)(de)工作從購(gou)買的(de)(de)(de)(de)工作中分(fen)離出(chu)來(lai)”。“每(mei)天(tian)需要(yao)例行購(gou)買的(de)(de)(de)(de)東西和當天(tian)缺貨(huo)的(de)(de)(de)(de)零件總會影響主(zhu)要(yao)的(de)(de)(de)(de)戰(zhan)略性采(cai)購(gou)。采(cai)購(gou)人員(yuan)(yuan)的(de)(de)(de)(de)思路總是(shi)(shi)被短期(qi)的(de)(de)(de)(de)緊急(ji)需求所打斷(duan)。在這種(zhong)情(qing)況(kuang)下(xia)(xia)如果要(yao)成(cheng)功實施戰(zhan)略性采(cai)購(gou)，就必須有(you)合(he)適而且萬無一(yi)(yi)(yi)失的(de)(de)(de)(de)采(cai)購(gou)資源(yuan)。”

　　采購專(zhuan)員們(men)(men)知道了(le)他(ta)們(men)(men)的(de)主要(yao)任務后，選擇一些供應商(shang)，并邀(yao)請他(ta)們(men)(men)重新面議價格。

　　“我們(men)按商(shang)品開支的(de)重要性排(pai)列公司的(de)采(cai)購(gou)項目(mu)，建立時(shi)間標準，并(bing)采(cai)取控制措施。公司規定(ding)除(chu)了懷特和我，其他人都(dou)不能與任何供(gong)應商(shang)達成交易。”法魯吉亞(ya)說，“我們(men)從價(jia)格(ge)(ge)高的(de)商(shang)品開始(shi)談判，確(que)保能以新價(jia)格(ge)(ge)采(cai)購(gou)。我們(men)的(de)目(mu)標是(shi)以非(fei)常固定(ding)的(de)價(jia)格(ge)(ge)購(gou)買任何商(shang)品。”

　　了解(jie)并分析開支(zhi)數(shu)據(ju)對(dui)談判有很大(da)的幫助，因為(wei)現在(zai)New Flyer清(qing)楚地知道(dao)過去向(xiang)某(mou)一(yi)(yi)供應商購買(mai)(mai)了哪(na)些產品(pin)(pin)，同(tong)時能夠根(gen)據(ju)公司去年20%的收入(ru)增(zeng)(zeng)長(chang)情況，預測近期(qi)會向(xiang)該供應商采購多少商品(pin)(pin)，或者(zhe)預測近期(qi)某(mou)一(yi)(yi)零件的需求(qiu)量(liang)。實際(ji)上(shang)，據(ju)懷特說(shuo)，供應商同(tong)樣常常并不清(qing)楚客戶(hu)購買(mai)(mai)的數(shu)量(liang)和其他(ta)的數(shu)據(ju)。一(yi)(yi)旦他(ta)們知道(dao)New Flyer實際(ji)已經或者(zhe)正準(zhun)備向(xiang)他(ta)們采購大(da)量(liang)商品(pin)(pin)，他(ta)們往往樂意(yi)給出更優惠的價格(ge)或者(zhe)提供增(zeng)(zeng)值服(fu)務。精(jing)確(que)預測數(shu)據(ju)也許對(dui)供應商來說(shuo)幫助最(zui)大(da)，因為(wei)他(ta)們可以根(gen)據(ju)New Flyer承諾的采購量(liang)而不是像過去那樣的逐月(yue)零散訂單進行生(sheng)產。

　　提高數據(ju)透明度(du) 與(yu)供應商面(mian)對面(mian)商談(tan)不僅僅可以得到更優惠的(de)(de)采購價格，還可以找到一些(xie)節省(sheng)費用的(de)(de)新方法。有的(de)(de)供應商會建議公(gong)司使用新的(de)(de)材(cai)料(liao)、零件，或者(zhe)在面(mian)談(tan)時提供一些(xie)有價值的(de)(de)分(fen)析方法，而這些(xie)是在線談(tan)判無(wu)法做到的(de)(de)。

　　New Flyer經常在(zai)內部(bu)或(huo)者與供應商(shang)一起(qi)討論消耗率，并將其作為(wei)一種降低(di)成本的可(ke)行(xing)方法。例如，一家金屬(shu)制(zhi)造商(shang)只(zhi)需(xu)要1.5批工(gong)(gong)人輪班，昂貴的高端設(she)備(bei)也(ye)沒有(you)得到很好的利(li)用(yong)。New Flyer為(wei)了使他(ta)們(men)(men)接受產(chan)品的價格，特地派出了財務人員為(wei)他(ta)們(men)(men)分(fen)析成本和(he)設(she)備(bei)的利(li)用(yong)率。采取了New Flyer的建(jian)議，供應商(shang)發現他(ta)們(men)(men)的成本降低(di)了，這樣(yang)他(ta)們(men)(men)就能夠(gou)接受New Flyer要求的價格和(he)采購量。最后，供應商(shang)還可(ke)以增加兩班工(gong)(gong)人進(jin)行(xing)生(sheng)產(chan)，并提(ti)高了設(she)備(bei)的使用(yong)率。

　　另一(yi)個例(li)子也(ye)可(ke)以充(chong)分(fen)(fen)體(ti)現(xian)提(ti)高數據透明度并深(shen)入分(fen)(fen)析可(ke)以帶來(lai)新的采購(gou)機會。New Flyer每(mei)年大(da)概要購(gou)買15,000個插銷。以前，公司沒有考慮過如何去找最好(hao)的貨源，或者通過談判得到更(geng)好(hao)的價格，因為舊的系統(tong)只顯(xian)示一(yi)個供應(ying)商對(dui)應(ying)提(ti)供一(yi)種零件。在(zai)數據分(fen)(fen)析的幫助下，經(jing)過深(shen)入談判，這項零件的總采購(gou)成本降低了70%。

　　提(ti)高數(shu)據(ju)的(de)透(tou)明(ming)(ming)度也有(you)助(zhu)于New Flyer不再(zai)僅僅根(gen)據(ju)價格，而是根(gen)據(ju)總成(cheng)本來評估(gu)供應商。法魯吉亞(ya)說，為(wei)了(le)得到優惠價格提(ti)高采購(gou)量會增加存貨(huo)成(cheng)本，抵消了(le)低價采購(gou)所節省的(de)成(cheng)本。提(ti)高數(shu)據(ju)的(de)透(tou)明(ming)(ming)度有(you)助(zhu)于公司訓練采購(gou)人員從不同(tong)的(de)角度思考問題。

　　“一般情況下，采購(gou)人(ren)員(yuan)的(de)獎金(jin)與他(ta)們能夠降(jiang)低多少采購(gou)價格掛鉤，”他(ta)說，“一般的(de)公司沒有教會(hui)采購(gou)人(ren)員(yuan)從總成本的(de)角(jiao)度(du)思考(kao)問題。但在(zai)現在(zai)這個系(xi)統下，我們可以(yi)(yi)更嚴(yan)格地(di)控制(zhi)貨運和倉儲成本，因(yin)為它們是構成總成本的(de)一部分。每(mei)個人(ren)都可以(yi)(yi)降(jiang)低采購(gou)價格。”

　　雖然與(yu)其他企業相比，New Flyer利用分(fen)析(xi)數據管理(li)開(kai)支(zhi)(zhi)的方法似乎(hu)要(yao)耗費更多(duo)的勞動，但(dan)法魯吉亞認為，認真(zhen)逐項研(yan)究開(kai)支(zhi)(zhi)項目可以使采購人員(yuan)更好地理(li)解公司(si)的業務和供應情況(kuang)。